働き方改革 年次有給休暇の時季指定義務 会社として何をするべきか
労働基準法が改正され、2019年4月から年10日以上の有給休暇が付与される従業員に年5日の有給休暇を取得してもらうことが、企業に義務付けされました。
まずは年次有給休暇付与の要件の再確認から、労働基準法上発生するのは、以下の条件を満たしたときに付与されます。
①雇入れの日から起算して6ヵ月間継続勤務
②全労働日の8割以上出勤
付与される日数は、所定労働日数によって付与に数が異なります。
①通常の勤務の場合（②の条件以外）は、入社半年で１０日付与されます。
②週４以下かつ週３０時間未満の勤務の場合は比例付与がなされ、下記の通りとなります。
パートタイム労働者等でこのパターンの場合に、今回の年次有給休暇の時季指定義務の対象となるのは、年10日以上付与がなされる、週４日の３年半以上、週３日の５年半以上の場合となります。
年次有給休暇の１０日以上の付与が行われる労働者ごとに年次有給休暇を付与した日から１年以内に５日について、使用者が取得時季を指定して与える必要があります。
労働者からの申し出によって、有給休暇を５日以上自発的に取得した場合は、使用者からの時季指定は不要です。
例えば２日取得済みであれば、３日を使用者の時季指定によって与えることとなります。
また時季を指定して取得を促したとしても本人が業務の多忙等を理由に消化しなかった場合、義務を履行したことにならず、年次有給休暇を消化させるところまで必要とされ、会社としては基準日から1年間に5日消化されているかまで管理していく必要があります。
実務上の運用としては、期限近くになって有給休暇を与えることを避けるために、計画的付与の労使協定を締結することも考えられますが、
計画的付与まで行わなくても、付与基準日当初に、労働者の意見を聞いたうえで、年次有給休暇付与計画表を作成し、5日分を取得してもらう方法で問題なく取得がなされれば労使協定に基づいた計画的付与を行う必要は無いはずです。
また時間単位の有給休暇を取得しても5日分の義務は解消されませんが、半日単位の取得は通達で認められているため、制度が無く運用が可能であれば、半日単位の有給休暇取得の制度を検討すべきではないでしょうか。
書類保存期間
使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、３年間保存しなければなりません。
年次有給休暇管理簿 ３年間保存
労働基準法施行規則の一部改正 年次有給休暇改正内容抜粋
厚生労働省令第百十二号 平成３０年９月７日
働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律の整備に関する法律の施行に伴う厚生労働省関係省令の整備等に関する省令（労働基準法施行規則の一部改正）
第二十四条の五
使用者は、法第三十九条第七項ただし書の規定により同条第一項から第三項までの規定による十労働日以上の有給休暇を与えることとしたときは、当該有給休暇の日数のうち五日
については、基準日（同条第七項の基準日をいう。以下この条において同じ。）より前の日であつて、十労働日以上の有給休暇を与えることとした日（以下この条及び第二十四条の七において「第一基準日」という。）から一年以内の期間に、その時季を定めることにより与えなければならない。
②前項の規定にかかわらず、使用者が法第三十九条第一項から第三項までの規定による十労働日以上の有給休暇を基準日又は第一基準日に与えることとし、かつ、当該基準日又は第一基準日から一年以内の特定の日（以下この条及び第二十四条の七において「第二基準日」という。）に新たに十労働日以上の有給休暇を与えることとしたときは、履行期間（基準日又は第一基準日を始期として、第二基準日から一年を経過する日を終期とする期間をいう。以下この条において同じ。）の月数を十二で除した数に五を乗じた日数について、当該履行期間中に、その時季を定めることにより与えることができる。
③第一項の期間又は前項の履行期間が経過した場合においては、その経過した日から一年ごとに区分した各期間（最後に一年未満の期間を生じたときは、当該期間）の初日を基準日とみなして法第三十九条第七項本文の規定を適用する。
④使用者が法第三十九条第一項から第三項までの規定による有給休暇のうち十労働日未満の日数について基準日以前の日（以下この項において「特定日」という。）に与えることとした場合において、特定日が複数あるときは、当該十労働日未満の日数が合わせて十労働日以上になる日までの間の特定日のうち最も遅い日を第一基準日とみなして前三項の規定を適用する。この場合において、第一基準日とみなされた日より前に、同条第五項又は第六項の規定により与えた有給休暇の日数分については、時季を定めることにより与えることを要しない。
第二十四条の六使用者は、法第三十九条第七項の規定により労働者に有給休暇を時季を定めることにより与えるに当たつては、あらかじめ、同項の規定により当該有給休暇を与えることを当該労働者に明らかにした上で、その時季について当該労働者の意見を聴かなければならない。
②使用者は、前項の規定により聴取した意見を尊重するよう努めなければならない。
第二十四条の七使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第五十五条の二において「年次有給休暇管理簿」という。）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後三年間保存しなければならない。
関連施行通達 平成30.9.7基発0907第1号
使用者は、労働基準法第39条第1項から第3項までの規定により使用者が与えなければならない年次有給休暇（以下「年次有給休暇」という。）の日数が10労働日以上である労働者に係る年次有給休暇の日数のうち，5日については，基準日（継続勤務した期間を同条第2項に規定する6箇月経過日から1年ごとに区分した各期間（最後に1年未満の期間を生じたときは，当該期間）の初日をいう。以下同じ。）から1年以内の期間に，労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならないものであること。
この場合の使用者による時季指定の方法としては，例えば，年度当初に労働者の意見を聴いた上で年次有給休暇取得計画表を作成し，これに基づき年次有給休暇を付与すること等が考えられるものであること。
※※上記の通達における年次有給休暇取得計画表の作成にあたっては、労使協定は必要ありません。